Сроки хранения документов в организации в 2020 году со статьями

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Сроки хранения документов в организации в 2020 году со статьями». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Законодательное регулирование

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Как не упустить главного

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Каковы сроки хранения документов в организации? Какая ответственность грозит тем, кто нарушил эту процедуру? Ответы на эти и другие вопросы найдете в статье. Скачайте шпаргалку по хранению кадровой, бухгалтерской, налоговой документации.

Сроки хранения документов в организации: кадровых, бухгалтерских и других

Все бумаги по личному составу, созданные после 1 января 2003 года, должны храниться минимум 50 лет с даты создания. Это личные карточки и дела, трудовые контракты и дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры и т.д. Исключение – бумаги, оформленные при осуществлении государственной негражданской службы. Они, также как и созданные до этой даты, хранятся 75 лет.

Скачать:

Шаг 3. В зависимости от объема работы выбирают способ уничтожения. Если документов не очень много, достаточно пропустить их через шредер, либо сжечь. Если архивы для утилизации большие, проще воспользоваться услугами специализированной организации.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Рекомендуем прочесть:  Какие Выплаты Ветеранам Вооруженных Сил 1 Февраля Положены И В Каком Размере

Нормативная база

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Правила хранения

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Для первых двух групп есть нормативные требования, и есть контроллеры, которые могут запросить архивные документы. Например, бухгалтерскую первичку могут затребовать налоговики, а кадровую документацию – трудовые инспекторы. Для некоторых документов правила и сроки хранения компания может определить сама. Скачайте таблицу со сроками хранения бухгалтерских и кадровых документов в 2020 году.

Как определяются сроки хранения документов

Если срок хранения документа истек, его нужно уничтожить. Уничтожение производит комиссия, назначенная приказом руководителя компании. Перед уничтожением проверьте наличие, количество документов и срок их хранения. В акте приведите точный список документации и дату уничтожения.

Истек срок хранения документа: что делать

На самом деле многие бухгалтеры для перестраховки хранят, во-первых, все документы, а не только те, которые требует законодательство. А во-вторых, хранят намного дольше сроков, установленных законами. Иногда это бывает оправданным. Например, по Гражданскому кодексу максимальный срок исковой давности при некоторых условиях достигает десяти лет (ч. 2 ст. 196 ГК РФ). Если компании придется обращаться или отвечать в суде, без документов дело будет заведомо проигрышным.

При этом дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел (п. 205 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Порядок исчисления сроков хранения документов

  • Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (ст. 4);
  • постановление Минфина от 08.02.2005 № 15 «Об утверждении Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации» (п. 26).

Нормативное регулирование

Бюджетные организации обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. При этом документы, которые удостоверяют такую сдачу, хранятся в бухгалтерии с постоянным сроком хранения. Основанием для данного утверждения являются следующие нормативные правовые акты:

Рекомендуем прочесть:  Документы на оформление пенсии по старости

В значительной степени, как показывает обзор, корректировка перечня вызвана изменениями в порядке осуществления контрольной (надзорной) деятельности, и коснулась она в первую очередь документов по финансам, кредитам, аудиту, бухгалтерскому учету и отчетности.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи. В любом случае те бумаги, по которым делопроизводство завершено, размещаются в архиве на некоторый срок, оговоренный в законодательстве. Если этого не будет выполнено, то возможно привлечение виновных лиц к административной или гражданской, и даже уголовной ответственности.

Как долго хранить кадровые документы

Ответственность за хранение несёт сотрудник, назначенный главным бухгалтером, даже если официально в компании нет такой должности. Он будет также следить за тем, чтобы изъятие и уничтожение документов происходило по всем правилам, описанным в законодательстве.

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

  • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
  • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
  • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Любое юрлицо, будь это компания или частный бизнесмен по закону не имеют права сразу избавляться от ненужных документов. Для каждого из них предусмотрен свой срок хранения. Если его не соблюсти, то организацию или ИП оштрафуют на большую сумму.

Время хранения бухгалтерских документов и отчетности

Например, счет-фактура придется держать в организации на 12 месяцев дольше, чем раньше. А данные по наложению взыскания на работников, напротив, можно уничтожить на 24 месяца быстрее, чем в 2020 году. Основные нововведения мы собрали в таблицу.

Сроки хранения документации по взносам для организаций

В 2020 году поменялись сроки хранения документов для организаций. Росархив выпустил измененный перечень. Применять новый перечень следует с 1 января 2020 года. А сами сроки вы найдете в этой статье в таблицах, которые можно скачать.