Срок хранения личных дел в 2020 году

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения личных дел в 2020 году». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Похожие публикации

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения (части первая и вторая п.215 Инструкции по делопроизводству).

3. Архив организации

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел по личному составу незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за 5 лет (п.163 Правил работы архивов).

6.1. Постоянного хранения

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел по личному составу незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за 5 лет (п.110 Правил работы архивов).

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Законодательное регулирование

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Нормативная база

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Правила хранения

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Рекомендуем прочесть:  Тк рф увольнение по собственному желанию статья 31

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Какие документы должны быть в личном деле (далее – ЛД) сотрудника в 2020 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются справки при увольнении в полном объёме.

Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2020 году

В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов в компании. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Как регулируют сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.

В главе 8 «Прием, перевод, увольнение работников» наряду со сроками хранения традиционных кадровых документов (личные дела, личные карточки работников, трудовые книжки и др.) впервые определены сроки хранения документов по работе с резервом руководящих кадров: списков лиц, состоящих в резерве кадров, перечней должностей руководителей и специалистов, для замещения которых создается кадровый резерв, кадровых реестров. Также впервые в перечне установлены сроки хранения трудовых договоров (контрактов) — «3 года после истечения срока действия трудового договора, контракта». Такой ограниченный срок хранения трудовых договоров обусловлен тем, что они не могут использоваться для подтверждения социально-значимой для граждан информации (о стаже работы, размере заработной платы и пр.), а сроки исковой давности при решении трудовых споров между нанимателем и работниками законодательством ограничены.

Перечень-2006 будет востребован в работе практически всеми структурными подразделениями организаций и, прежде всего, кадровыми. До утверждения Перечня-2006 организации страны наряду с Перечнем-2001 руководствовались Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (далее — Перечень-1988). В этом Перечне имелся раздел «Работа с кадрами», в который были включены документы со сроками хранения по подразделам: «Прием, распределение, перемещение и учет кадров», «Подготовка кадров, повышение их квалификации», «Проведение аттестации и установление квалификации», «Награждение, присвоение почетных званий», «Присвоение ученых званий, присуждение ученых степеней».

Рубрики в номере

Оба перечня обязательны к применению всеми организациями страны независимо от форм собственности. Установленные сроки хранения распространяются на все включенные в них документы независимо от видов носителей (бумажные, электронные документы, документы на микропленке и др.).

Относительно перечня кадровой документации, действующее трудовое законодательство Республики Казахстан сосредотачивает в себе большое их количество. При этом, в отношении ТОО, или каких-либо иных форм юридических лиц не устанавливается каких-либо особенностей в части кадровой документации, поскольку кадровая документация имеет привязку к термину “работодатель”, которым, исходя из пп.39 п.1 ст. 1 Трудового кодекса РК (далее – ТК РК) может быть не только юридическое, но и физическое лицо.

Оформление дел по личному составу

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Большинство кадровых официальных бумаг нужно хранить в течение 75 лет. Следовательно, этот срок распространяется и на дела сотрудников.

Рекомендуем прочесть:  При дарственной на квартиру какой налог

Как правильно и где хранить кадровую документацию

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 43-ФЗ) были установлены сроки временного хранения таких документов. Каковы эти сроки? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ? Каковы особенности хранения документов в архиве учреждения? В каком порядке уничтожаются документы в связи с истечением срока их хранения? Как происходит передача документов в государственные или муниципальные архивы? Ответы на эти вопросы вы найдете в представленной статье.

Согласно ст. 56 Трудового кодекса РФ трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2020 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

Оформление дел по личному составу

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.
Читайте, какие отчеты готовят педагоги-предметники, классные руководители, педагоги-психологи и педагоги дополнительного образования, как не перегрузить сотрудников отчетностью.
В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании. Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.
Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Как правильно и где хранить кадровую документацию

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002). Под «систематизированным перечнем заголовков дел» подразумевается список всех дел, создаваемых в организации. О том, что такое дело и чем оно отличается от документа, мы расскажем далее. Заголовки дел в номенклатуре выстроены в определенной последовательности, которая облегчает поиск нужного дела.

В ФЗ РФ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» указано, что документы по личному составу – это документация, в которой отражены отношения между работодателем и служащим, а также срок длительности хранения личных дел работников в архиве. В список данной документации входит следующее:

Дело должно состоять из обложки и подлинников, которая содержит полные сведения о сотруднике и характере его трудовой деятельности и обучении. На обложке указываются данные, которые позволяют идентифицировать работника в момент поиска, а также предприятие, если в дальнейшем папки будут сданы в государственный архив.

Формирование и состав личного дела работника

Меняет: Background-color // .bgDefault — цвет фона по умолчанию Меняет: Background-color // .leftMenu__backround1 — левое меню. верхний блок Меняет: Background-color // .leftMenu__backround2 — левое меню. центральный блок Меняет: Background-color // .leftMenu__backround3 — левое меню.