Срок хранениядел по личному составу 2020

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранениядел по личному составу 2020». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002). Под «систематизированным перечнем заголовков дел» подразумевается список всех дел, создаваемых в организации. О том, что такое дело и чем оно отличается от документа, мы расскажем далее. Заголовки дел в номенклатуре выстроены в определенной последовательности, которая облегчает поиск нужного дела.

Сколько хранятся кадровые документы

Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют: Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.
Фраза «создаваемых в организации» означает, что номенклатура дел относится только к той организации, которая ее разработала. В другой организации, даже очень похожей, номенклатура дел будет своя. Есть исключение – типовая номенклатура дел, но это частный случай, когда вышестоящая организация «спускает» подведомственным готовую номенклатуру для работы.

Как правильно и где хранить кадровую документацию

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

Порядок ведения личных дел

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

Образец приказа на допуск

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Поэтому стоит различать все источники, например: • отпуск без содержания; • на время учебы; • оплачиваемый и т. д. Если организация крупная, в штате состоит большое количество сотрудников, то ведение каждого вида отпусков сопровождается регистрация в журнале для соответствующего вида.

Разделение на группы отражается в статье 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Любое мероприятие или действие по отношению к рабочим фиксируется законом, где подобные решения регламентируются руководством.

Приказы, относящиеся к личному составу в 2020 году

Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел.

Рекомендуем прочесть:  Образец заявления о разводе в мировой суд при наличии детей

  1. о предоставлении отпуска (основного, дополнительного, без сохранения заработной платы, учебного);
  2. о переводе на другую работу (в данную категорию попадают приказы как о временном, так и о постоянном переводе);
  3. ;
  4. о наложении дисциплинарного взыскания;
  5. другие виды приказов, которые издаются в отношении работников.
  6. о привлечении к или праздничные дни;
  7. ;

Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем.

Сроки хранения документов

Любой приказ представляет собой нормативный документ, который инициируется и согласовывается руководителем организации для достижения конкретных целей компании, будь то решение производственных задач или контроль организационных процессов.

Коэффициент частоты производственного травматизма — это число, выражающее количество несчастных случаев на объекте на 1000 сотрудников в определенном промежутке времени. Расскажем, чем характеризуется такой показатель, а также приведем пример расчета коэффициента производственного травматизма.

Как вести личные дела работников

Перечень-2006 является логическим продолжением Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изменениями и дополнениями от 28 апреля 2004 г. № 4 (далее — Перечень-2001).

Оформление дел по личному составу

В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов государственные органы, органы местного самоуправления и организации должны руководствоваться в работе с архивными документами законодательством РФ (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами (ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125-ФЗ).

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.

Анкеты граждан, которым отказали в найме на работу, сохраняют 3 года. Перечни сотрудников, получивших премию, командировочные удостоверения, списки пенсионеров – 5 лет. Этот же период хранения у распоряжений по хозяйственной части. А приказы, касающиеся производственной и административной сферы, хранятся бессрочно.

С Сроки хранения документов в организации в 2020 году

Так, все бумаги по личному составу, созданные после 1 января 2003 года, должны храниться минимум 50 лет с даты создания. Это личные карточки и дела, трудовые контракты и дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры и т.д. Исключение – бумаги, оформленные при осуществлении государственной негражданской службы. Они, также как и документы, созданные до этой даты, хранятся 75 лет.

Рекомендуем прочесть:  Образец трудовая уволен по собственному желанию

К Как долго хранить кадровые документы

Шаг 3. В зависимости от объема работы выбирается способ уничтожения. Если документов не очень много, достаточно пропустить их через шредер либо сжечь. Если архивы для утилизации большие, проще воспользоваться услугами специализированной организации.

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.
  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения личных дел

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2020 годах

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.