Сроки хранения кадровых документов в 2020 году таблица скачать

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Сроки хранения кадровых документов в 2020 году таблица скачать». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

В этом материале мы расскажем, каковы сроки хранения документов – 2020, а также приведем основные нормативно-правовые акты, фиксирующие сроки хранения документов в 2020 году, опишем процедуру экспертизы ценности документов и ответим на другие важные вопросы в этой области.

Ключевые сроки хранения документов – 2020

Действующее законодательство предписывает коммерческим организациям оформлять практически любое значимое действие, будь то трудовые отношения с персоналом или совершенные сделки с контрагентами, специальной документацией. При этом если в отношении некоторых таких документов организация сама принимает решение о том, как поступить с ними после завершения соответствующих процессов, то другие она обязана хранить в течение срока, установленного законом.

Нормативный период хранения документов компании в 2020 году

В случае, если работодатель выбирает возможность хранения документов в архиве организации, он обязан соблюсти все требования касательно условий сохранности бумаг, включая, разумеется, нормативную продолжительность их хранения. При этом в случае необходимости он может продлить этот срок, зафиксировав новые условия внутренним нормативным актом компании. Следует иметь в виду, что отсчет начала срока производится с начала года, который следует за годом выпуска соответствующих документов. Хранить документы допускается в любой разрешенной законом форме, включая как бумажную, так и электронную.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Нормативная база

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Уничтожить документы с истекшим сроком хранения можно путем сожжения, это самый надежный способ. Некоторые виды офисной бумаги очень плохо горят, тогда остается только измельчение. Например, документы можно пропустить через шредер. Измельчать документы нужно так, чтобы их восстановление из отдельных частей было невозможным.

Рекомендуем прочесть:  Как поделить имущество при разводе если есть дети

В работе любой организации образуется большое количество документов. Некоторые из них уничтожать нельзя. Для каких-то документов правила и сроки хранения определяет сама компания. А для некоторых действуют жесткие законодательные требования. Предлагаем скачать таблицу со сроками хранения документов в организации в 2020 году.

Как определяются сроки хранения документов

Для первых двух групп есть нормативные требования, и есть контроллеры, которые могут запросить архивные документы. Например, бухгалтерскую первичку могут затребовать налоговики, а кадровую документацию – трудовые инспекторы. Для некоторых документов правила и сроки хранения компания может определить сама. Скачайте таблицу со сроками хранения бухгалтерских и кадровых документов в 2020 году.

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Но нельзя просто взять и выкинуть их в мусорную корзину. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение документов.

Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, но сохранять этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ. Или, наоборот, в законе 402-ФЗ указано 5 лет, а в перечне — 10. Тогда храните документ не менее 10 лет. То есть обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух нормативных актов.

Особенности и порядок хранения документации

Документацию нужно хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передачи на хранение во вновь созданный субъект.

После того как срок хранения документов в организации кончился, они подлежат уничтожению. Важно оформить утилизацию правильно. Шаг 1. Создается экспертная комиссия, она может быть постоянной или временной. В нее входят работники предприятия, обязательно назначается председатель. В сложных случаях уместно пригласить работника Росархива. Шаг 2. Комиссия определяет массив документов, которые уже не нужно сберегать.

Хранение кадровых документов в организации 2020

Анкеты граждан, которым отказали в найме на работу, сохраняют 3 года. Перечни сотрудников, получивших премию, командировочные удостоверения, списки пенсионеров — 5 лет. Этот же период хранения у распоряжений по хозяйственной части.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Стран Дальнего Зарубежья. Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. С октября отпуска будут оформляться по-новому. ПФР готов к переходу на электронные трудовые книжки. Минздрав: больничные придется оформлять по-новому. В коммерческих организациях может появиться должность раздатчика. Болеть можно и без справки. Статьи по теме.

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Рекомендуем прочесть:  Закон О Выплате Чернобыльцам Днр

Сроки хранения кадровых документов на примере

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

Шаг 3. В зависимости от объема работы выбирается способ уничтожения. Если документов не очень много, достаточно пропустить их через шредер либо сжечь. Если архивы для утилизации большие, проще воспользоваться услугами специализированной организации.

Налоговый кодекс обязывает индивидуальных предпринимателей и юридических лиц хранить документы 4 года (п.п. 8 п.1 ст. 23). В Перечне типовых документов установлено, что некоммерческие организации также должны хранить архивы 5 лет.

С Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

При длительном хранении могут возникнуть инциденты с порчей бумаг. Например, помещение затопило или случилось возгорание. Все испорченные документы придется восстанавливать, доукомплектовывать дела и т.д. Это очень трудоемкая и сложная процедура, включающая длительную экспертизу и ручную реставрацию. Поэтому лучше по возможности заранее оцифровать архив. Для этого руководитель организации издает специальный приказ.

Сроки хранения документа — необходимая деталь при их ведении, ведь это важнейший критерий, по которому можно оценить их значимость. По этой причине сразу несколько министерств внесли необходимые правила. На этот момент стоит обратить внимание, потому что некоторые положения из приказов разных министерств противоречат друг другу, поэтому здесь нужно не ошибиться и не запутаться в нюансах. Каковы сроки хранения кадровых документов в организации в 2020 году расскажет таблица, которую можно скачать в статье.

Законодательная база

  1. Утверждение срока содержания.
  2. Сортировка документов на допустимые к уничтожению и нет.
  3. Определение срока хранения документов, которые могут понадобиться, но не имеют большой ценности.
  4. Обозначение, для какой сферы документ окажется полезен.

Подробнее о сроках хранения для основных документов

За разъяснениями сначала следует обратиться к закону «О бухгалтерском учёте» — с ним можно ознакомиться по этой ссылке, а после к перечню из этого приказа Министерства Культуры. Первый поясняет, что все документы бухучёта хранятся от 5 лет, но не сообщает о том, есть ли зависимость типа информации. Там же идёт указание на приказ Министерства культуры, где сроки хранения зависят от вида данных внутри документа.