Номенклатура Дел Отдела Кадров На 2020 Год С Новыми Сроками Хранения

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Номенклатура Дел Отдела Кадров На 2020 Год С Новыми Сроками Хранения». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

Роль документа

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Правила оформления

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Конечно, каждый ответственный делопроизводитель раскладывает бумаги по соответствующим папкам, сортируя их по темам или по отделам. В итоговом регистре все эти папки фиксируются с обозначением сроков хранения. Это облегчает их поиск и последующую передачу в архив. Формирование номенклатуры дел обязательно не для всех. ФЗ № 125 от 22.10.2004 предписывает создавать ее всем предприятиям, передающим бумаги в госархив. К ним относятся:

Что такое номенклатура дел в делопроизводстве

Задача это довольно рутинная и имеет обыкновение затягиваться. В таком случае директору целесообразно издать приказ о сроках сдачи для подразделений. Для учреждений, обязанных законом к разработке номенклатуры дел, форма приведена в приказе Минкульта №526 от 31.03.2015. Прочие компании также могут использовать этот бланк, по своему усмотрению добавляя или убирая разделы.

Составление номенклатуры дел

  • Типовая. Это стандартный нормативный бланк, подходящий для компаний одного типа и определяющий перечень дел, которые будут описаны.
  • Примерная. Из названия понятно, что список включаемых дел определен не строго, а лишь в общих чертах. Он может быть расширен или уменьшен, но все же при его составлении лучше максимально придерживаться рекомендованного перечня.
  • Индивидуальная. Основываясь на первых двух видах, каждая компания вправе разработать свой собственный, индивидуальный вариант, в котором будут учтены особенности документооборота конкретного предприятия.

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована. Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Рекомендуем прочесть:  Пенсия учителям по выслуге лет

Порядок составления номенклатуры дел

На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения. Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

В номенклатуру дел не включается Нацио­нальный реестр правовых актов Республики Беларусь, а также другие сборники нормативных правовых актов, печатные из­дания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование . », «Рассмотрение . », «Обеспечение . » и т.д.) 5 .

Справочно

  • устав учреждения образования;
  • структуру и штатную численность учреждения образования;
  • штатное расписание;
  • положения о структурных подразделениях — для определения структуры номенклатуры дел;
  • типовую или примерную номенклатуру дел по ведомству (если имеется), номенклатуры дел предыдущих лет;
  • планы и отчеты о работе учреждения образования и структурных подразделений;
  • инструкцию по делопроизводству, разработанную в учреждении;
  • должностные инструкции работников;
  • регистрационные формы;
  • справочные картотеки — для создания перечня заголовков дел; ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения, если он приведен в соответствие с Перечнем типовых документов — для определения сроков хранения. Если сроки хранения не установлены указанным Перечнем, тогда срок хранения может быть установлен экспертной комиссией (ЭК) учреждения образования по согласованию с ЭК вышестоящей организации.

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.

Номенклатура дел организации

И все же, прочим организациям также не помешает упорядочивание документооборота. Если компания крупная, имеет много отделов, и, соответственно, большое количество бумажной рутины, системное хранение всей этой документации будет полезно, облегчит поиск и упростит процедуру выявления устаревших документов, которым пора отправляться в архив или на уничтожение. Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016.

Номенклатура дел: образец

Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции.

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Как составлять номенклатуру дел на 2020 год (предлагаем решение, как это лучше сделать, и показываем примерную номенклатуру дел отдела кадров). См. статью «Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров» Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный

Рекомендуем прочесть:  Как получить паспорт украины гражданину россии

Номенклатура дел: образец

Составили для вас полезные таблицы по срокам и типам Термин «номенклатура дел» для кадровых специалистов означает систематизированный перечень всех дел, созданных в процессе работы организации. При составлении номенклатуры соблюдается такой порядок: В начале экспертно-проверочная комиссия предприятия согласовывает передачу дел в архив.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости. Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.

Если компания крупная, имеет много отделов, и, соответственно, большое количество бумажной рутины, системное хранение всей этой документации будет полезно, облегчит поиск и упростит процедуру выявления устаревших документов, которым пора отправляться в архив или на уничтожение.

Образец номенклатуры дел организации 2020

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

  1. Первый экземпляр хранится в канцелярии.
  2. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
  3. Третий используется в архиве компании.
  4. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
  5. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

документации по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др. (п. 3 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

Правила формирования

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10 3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных.

Перечень номенклатура дел на 2020 год с новыми сроками хранения

  1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура на всю организацию (по образцу 2020 или иным образцам).
  2. Примерная служит только условным образцом, т.е.