Срок хранения бухгалтерских документов в 2020 году с нормативом

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения бухгалтерских документов в 2020 году с нормативом». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

Часто допускаемая ошибка — ориентация на 5-летний период архивации, указанный в Законе о бухучете. Однако, следует помнить, что такой период в основном относится к срокам хранения первичных бухгалтерских документов, а, например сведения по страховым взносам хранят 6 лет в соответствии с Приказом Минкульта. Обратный пример — счет-фактуру по минкультовскому приказу хранят 4 года, а 402-ФЗ требует сохранения всей бухгалтерской документации в течение не менее 5 лет без разбивки на тип документа. Чтобы избежать недоразумений, лучше сравнивать нормативы Приказа Минкульта и Закона 402-ФЗ и выбирать максимальное значение срока архивации.

У любого документа существует предусмотренный законом период хранения. Изучаем информацию о сроках хранения бухгалтерских документов и разбираемся, произошли ли в 2020 году какие-либо изменения в этом вопросе.

Зачем хранят документы

Основные периоды для хранения: 5 лет для основной массы документов, 6 лет для документов по страховым взносам, 75 лет — для расчетно-платежных ведомостей по форме № Т-49, если в организации нет лицевых счетов сотрудников. Остальные документы хранят до конца существования компании.

Указанная норма до 10 августа 2012 г. была прописана в п. 4 постановления Государственного комитета по архивам и делопроизводству от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения», которое утратило силу согласно постановлению № 140.

Кроме того, бюджетная организация как плательщик обязана обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения (подп. 1.11 п. 1 ст. 22 Налогового кодекса Республики Беларусь).

Рекомендуем прочесть:  Закон о перепланировке квартир 2020

Нормативное регулирование

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения установлен постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – постановление № 140, Перечень № 140).

Уничтожить документы с истекшим сроком хранения можно путем сожжения, это самый надежный способ. Некоторые виды офисной бумаги очень плохо горят, тогда остается только измельчение. Например, документы можно пропустить через шредер. Измельчать документы нужно так, чтобы их восстановление из отдельных частей было невозможным.

Штраф по ст. 120 НК РФ составляет от 10 000 до 30 000 рублей. Но это еще не все. Напомним, что одним из главных требований для признания расходов является их документальное подтверждение. Если бухгалтерской первички нет, инспекторы снимут расходы и доначислят налоги. И тогда уже придется платить штраф за занижение налоговой базы, а еще и пени.

Сроки хранения документов в организации в 2020 году: таблица

Если срок хранения документа истек, его нужно уничтожить. Уничтожение производит комиссия, назначенная приказом руководителя компании. Перед уничтожением проверьте наличие, количество документов и срок их хранения. В акте приведите точный список документации и дату уничтожения.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Правила хранения

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Нормативная база

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Программа Бухсофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Срочная новость: ФНС изменила сроки хранения бухгалтерских документов

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Рекомендуем прочесть:  Как Оплатить Квартплату Без Пени

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2020 году

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Но нельзя просто взять и выкинуть их в мусорную корзину. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение документов.

Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

Смена руководителя

В передаточный акт включите все виды документов, не только бухучета, но и кадровую документацию, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

Какие сроки применять в работе? Представители ведомств определили, что никакой путаницы в вопросе нет и быть не может. В налоговом законодательстве речь идет только о той документации, которая участвует при исчислении налогообложения. А бухгалтерская — при составлении проводок и финансовой отчетности. В теории все просто. Но как на практике разделять документы на налоговые и бухгалтерские, непонятно.

Хранить копии следует в сейфе или в ином, специально оборудованном помещении. Необходимо назначить ответственного работника, который будет систематически осуществлять архивирование и резервное копирование информации.

Централизованная бухгалтерия

Прием документации должен быть тоже задокументирован. Для этого делается соответствующая запись в специальном регистрационном журнале. Графы регистра раскрывают информацию о фактическом поступлении бумаг (количество, наименование и индексы дел, ответственные и дата передачи).

На самом деле многие бухгалтеры для перестраховки хранят, во-первых, все документы, а не только те, которые требует законодательство. А во-вторых, хранят намного дольше сроков, установленных законами. Иногда это бывает оправданным. Например, по Гражданскому кодексу максимальный срок исковой давности при некоторых условиях достигает десяти лет (ч. 2 ст. 196 ГК РФ). Если компании придется обращаться или отвечать в суде, без документов дело будет заведомо проигрышным.

Сроки хранения документов в организации в 2020 году: таблица

Штраф по ст. 120 НК РФ составляет от 10 000 до 30 000 рублей. Но это еще не все. Напомним, что одним из главных требований для признания расходов является их документальное подтверждение. Если бухгалтерской первички нет, инспекторы снимут расходы и доначислят налоги. И тогда уже придется платить штраф за занижение налоговой базы, а еще и пени.

Истек срок хранения документа: что делать

Для первых двух групп есть нормативные требования, и есть контроллеры, которые могут запросить архивные документы. Например, бухгалтерскую первичку могут затребовать налоговики, а кадровую документацию – трудовые инспекторы. Для некоторых документов правила и сроки хранения компания может определить сама. Скачайте таблицу со сроками хранения бухгалтерских и кадровых документов в 2020 году.