Сроки хранения кадровых документов 2020 году

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Сроки хранения кадровых документов 2020 году». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Законодательное регулирование

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения.

Правила формирования дел

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Нормативная база

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Правила хранения

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Штраф по ст. 120 НК РФ составляет от 10 000 до 30 000 рублей. Но это еще не все. Напомним, что одним из главных требований для признания расходов является их документальное подтверждение. Если бухгалтерской первички нет, инспекторы снимут расходы и доначислят налоги. И тогда уже придется платить штраф за занижение налоговой базы, а еще и пени.

В работе любой организации образуется большое количество документов. Некоторые из них уничтожать нельзя. Для каких-то документов правила и сроки хранения определяет сама компания. А для некоторых действуют жесткие законодательные требования. Предлагаем скачать таблицу со сроками хранения документов в организации в 2020 году.

Как определяются сроки хранения документов

Если срок хранения документа истек, его нужно уничтожить. Уничтожение производит комиссия, назначенная приказом руководителя компании. Перед уничтожением проверьте наличие, количество документов и срок их хранения. В акте приведите точный список документации и дату уничтожения.

  • какие нормативно-правовые акты фиксируют сроки хранения документов в 2020 году;
  • какие сроки хранения документов должны быть установлены в организации;
  • с какой регулярностью необходимо осуществлять экспертизу ценности документов.

Ключевые сроки хранения документов – 2020

В целом все документы, издаваемые компанией, могут быть разделены на две крупные группы, включающие бумаги постоянного и временного периода хранения. Так, документы, связанные с оформлением взаимоотношений работодателя с сотрудниками, то есть те, которые относятся к личному составу, стоит держать обособленно от других типов бумаг до момента, когда их нужно будет передать в соответствующий архив муниципального либо федерального подчинения. Документы, предназначенные для краткосрочного хранения, продолжительность которого не превышает 10 лет, следует держать в архиве самой компании, а после истечения этого периода их следует уничтожить согласно принятой процедуре. Что касается документов долгосрочного и постоянного периода хранения, которые нельзя уничтожать в течение 10 лет и более, их можно хранить как в самой компании, так и в сторонних архивах, которые могут быть государственными или частными. Как правило, услуги такого типа хранения являются платными.

Рекомендуем прочесть:  Характеристика на сотрудника образец с работы

Нормативный период хранения документов компании в 2020 году

Действующее законодательство предписывает коммерческим организациям оформлять практически любое значимое действие, будь то трудовые отношения с персоналом или совершенные сделки с контрагентами, специальной документацией. При этом если в отношении некоторых таких документов организация сама принимает решение о том, как поступить с ними после завершения соответствующих процессов, то другие она обязана хранить в течение срока, установленного законом.

Длительность напрямую зависит от типа документов. Так, все бумаги по личному составу, созданные после 1 января года, должны храниться минимум 50 лет с даты создания. Это личные карточки и дела, трудовые контракты и дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры и т.

Средний балл: 0 из 5. Темы: Кадровое делопроизводство и документы. Что делать кадровику? Приказы по личному составу Инспектор отдела кадров Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Обо всем читайте в нашей статье, скачайте полезную таблицу о сроках хранения кадровых, бухгалтерских, налоговых документов Из этой статьи вы узнаете:. Скачайте документы из статьи Сроки хранения документов в архиве организации в году: таблица DOC файл.

Сроки хранения документов в 2020 году: скачать таблицу

А приказы, касающиеся производственной и административной сферы, хранятся бессрочно. Разнообразные документы-оригиналы, принадлежащие персоналу и переданные в кадровую службу , лежат в архиве до востребования. Если сотрудник их не забрал, уничтожить их необходимо через 50 лет 75, если документ оформлен до года. При длительном хранении могут возникнуть инциденты с порчей бумаг. Например, помещение затопило или случилось возгорание. Все испорченные документы придется восстанавливать, доукомплектовывать дела и т.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Сервис. Сроки хранения документов

Программа Бухсофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

В первую из них включаются приказы по личному составу 2020 года, которые фиксируют серьезные изменения в процессе трудовых отношений между сторонами, а также наступление новых фаз в трудовой карьере сотрудника на конкретном предприятии. Согласно установленным правилам, приказы, относящиеся к этой категории, должны храниться в течение 75 лет. Например, к их числу можно отнести:

Сроки хранения приказов по личному составу.

  1. приказы о начислении премии или надбавки, вынесении благодарности, выплате бонусов и прочих видах стимулирования;
  2. приказы, фиксирующие факт перевода на другую должностную позицию или работу;
  3. приказы, которыми оформляется начало и окончание работы сотрудника в компании;
  4. приказы, связанные с необходимостью отбытия в продолжительную командировку.
Рекомендуем прочесть:  Как Можно Должникам Отключить Коммунальные Услуги

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений. Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.
Наступил 2020 год. Все государственные учреждения, предприятия, организации крупного, среднего и малого бизнеса и, соответственно, индивидуальные предприниматели (ИП) начинают новый делопроизводственный год. Все дела за прошлый 2020 г. закрыты по 31 декабря. Утверждается новая номенклатура дел или продлевается (если нет изменений) номенклатура за 2020 г.

Срок может быть и еще больше. Он увеличится, если компания списывает в налоговом учете убытки прошлых лет. Бумаги, которые эти убытки подтверждают, храните столько , сколько будете переносить убыток на будущее. К этому периоду прибавляйте еще четыре года.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом или с экспертной комиссией организации, подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

После того как срок хранения документов в организации кончился, они подлежат уничтожению. Важно оформить утилизацию правильно. Шаг 1. Создается экспертная комиссия, она может быть постоянной или временной. В нее входят работники предприятия, обязательно назначается председатель. В сложных случаях уместно пригласить работника Росархива. Шаг 2. Комиссия определяет массив документов, которые уже не нужно сберегать.

Хранение кадровых документов в организации 2020

Повышение квалификации работника. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Оператор складского учета. Справка вызов на сессию: образец. Заявление на расширение зоны обслуживания образец. Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять ст. Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством?

Сроки хранения документов в 2020 году: скачать таблицу

Ответы Валентины Андреевой Как без последствий и незаметно исправить любую ошибку в кадровых документах Как перечислять зарплату по новым правилам и не платить тысяч рублей за нарушения Увольнение по собственному, которое не отменят ни работник, ни суд Дела кадровика: сентябрь Две новые и остальные справки, за которыми работники придут в отдел кадров Новое уведомление: когда направить в МВД Точные даты, когда компания должна платить сотрудникам.